Poate ca ai observat ca la nivel industrial sau comercial, intr-un magazin, supermarket de exemplu, un raft metalic de depozitare este extrem de necesar pentru stocare. O buna organizare se impune atat acasa, cat si la locul de munca. Poate prima tendinta este sa te gandesti ca nu ai timp pentru asa ceva, insa o buna organizare a lucrurilor se poate realiza destul de usor prin depozitarea, stocarea si arhivarea obiectelor si documentelor. Cum? Cu ajutorul mobilierului metalic – clasificatoare si dulapuri metalice, fisete metalice, rafturi de arhivare si rafturi de depozitare industriale si semi-industriale.
Organizarea biroului nu trebuie sa dureze zile intregi, chiar poate fi realizat intr-un timp destul de scurt. Daca privesti aceasta sarcina ca pe un proiect in loc de o povara, procesul va fi mult mai eficient.
Cateva sugestii pentru a-ti organiza spatiul cat mai eficient:
- Elibereaza-ti spatiul – descotoroseste-te de orice lucru care nu iti mai foloseste sau pe care nu il mai vrei. Priveste cu atentie in jur si ocupa-te pe rand de fiecare colt. Sunt lucruri pe care nu le-ai mai folosit de ceva vreme? Mai sunt functionale? Daca nu, trimite-le la reparat sau arunca-le. Daca nu ai mai folosit un obiect de ceva vreme sau nici macar nu iti mai aduci aminte pentru ce il folosesti, cel mai bine e sa il arunci. Acest lucru se aplica pentru mobila, echipamente, elemente decorative, plante sau orice obiect – daca zace intr-un colt acoperit de praf, trebuie sa plece.
- Aduna si rearanjeaza – aduna toate lucrurile care nu sunt la locul lor si pune-le in locul potrivit.
- Stabileste zonele in care lucrezi – hotaraste ce tip de activitate se desfasoara in fiecare zona din birou. Cel mai probabil o sa ai o zona principal , unde o sa ai biroul, o zona in care amplasezi un dulap si un raft metalic de depozitare, si o zona pentru obiectele de birotica si consumabile. Incearca sa asezi lucrurile in zona potrivita.
- Pune la indemana lucrurile pe care le folosesti cel mai des – aseaza echipamentele si consumabilele pe care le folosesti cat mai aproape. Lucrurile pe care le folosesti rar pot fi depozitate in zone mai putin folosite.
- Alege un sistem de etichetare eficient si usor de folosit – fa-ti timp sa etichetezi rafturile, dosarele, sertarele. Nu doar ca iti vei reaminti unde trebuie pus fiecare lucru, dar va fi mult mai usor pentru alte persoane sa gaseasca anumite lucruri din biroul tau.
- Revizuieste-ti sistemul de evidenta – avand in vedere ca suntem in era digitala, nevoia de a pastra dosare din hartie a scazut din ce in ce mai mult. Ce dosare pot fi pastrate digital? Sunt fisiere duplicate? Poti elimina o parte din dosarele si fisierele folosite in trecut. Daca arhivezi documente online, asigura-te ca faci back-up in mod regulat.
- Aranjeaza documentele in functie de utilitatea lor – pune toate documentele cu care lucrezi impreuna cu documentele si rapoartele pe care trebuie sa le predai. Acest lucru te va ajuta sa te pregatesti mai bine pentru sedintele de lucru si te va scuti de batai de cap.
- Creaza-ti un loc in raftul metalic de depozitare pentru documentele pentru care astepti un raspuns.
- Curata biroul – indeparteaza toate obiectele de pe birou, curate-le bine si pune la loc numai obiectele esentiale pe care le folosesti zilnic.
- Organizeaza-ti sertarele – pune obiectele care se folosesc impreuna in acelasi loc – de ex. plicurile impreuna cu timbrele. Poti folosi un organizator special pentru obiectele mici precum agrafele de birou, capse.
- Arunca gramezile de hartii – daca biroul este mai organizat, cel mai probabil nu se vor mai crea gramezi de hartii, totusi este necesar sa le rearanjezi pe cele vechi. Verifica toate hartiile, vezi ce documente sunt utile sau ce documente pot fi aruncate.
- Sorteaza corespondenta -nu arunca pur si simplu intr-un colt corespondenta primita. Cel mai bine este sa le sortezi de indata ce le primesti.
- Stabileste o data cand poti sa arunci o parte din hartii – nu trebuie sa pastrezi la nesfarsit hartiile. Unele documente financiare sau legale trebuie pastrate pentru o perioada specifica de timp. Asigura-te ca aceste cerinte sunt respectate si arunca hartiile pe care nu le mai folosesti.
- Alege mobilierul potrivit pentru depozitare – poti sa alegi cutii , sertare sau alte solutii de depozitare ieftine si practice.
- Organizeaza-ti spatiul saptamanal – cel putin o data pe saptamana fa-ti timp sa pui in ordine dosarele si documentele pe care le folosesti.
Folosind un raft metalic pentru depozitare si alte solutii practice de organizare, efortul pe care il depui in crearea si in mentinerea unui spatiu de lucru eficient va fi rasplatit cu siguranta.
